Como usar um planner pela primeira vez

Depois de adquirir o seu planner novinho, o próximo passo é configurá-lo e aprender a mexer com ele pela primeira vez.

Mas, como usar um planner para começo de conversa?

O que você deveria anotar primeiro?

E como organizá-lo para que se torne um sistema fácil de usar para você e para sua vida?

Será que vou conseguir ter algum benefício?

É muito fácil se sentir sobrecarregada com todas as tarefas do dia a dia que já temos, especialmente se você não tiver um sistema para organizá-las. Conforme o tempo passa, as nossas responsabilidades aumentam e é mais fácil se perder ou esquecer o que é realmente importante.

Então, você acaba tendo post-its espalhados pela casa, anotações no celular, outra anotações no computador e assim acaba esquecendo o que queria guardar ou fazer e, pior, esqueceu onde anotou o quê!

O consultor David Allen, em seu livro “A arte de fazer acontecer: O método GTD – Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse” disse que:

Your brain is for having ideas, not holding them.

Seu cérebro foi feito para ter ideias, e não gurdá-las.

DAVID ALLEN

Felizmente, há uma maneira de organizar toda essa bagunça mental — com um planner único!

Se você comprou um planner que já possui calendários, organizá-lo será muito mais fácil.

Se não, você terá que tirar umas horinhas para organizar tudo antes. Confie em mim, vai valer a pena.

Se você tem um planner digital, também precisará personalizar algumas das seções nele para que se encaixe melhor para você! Meus planners digitais vêm com diversos templates (modelos) que você pode facilmente movê-los para uma seção com abas para personalizar ainda mais o seu planner ou deletá-los se não gostar.

Aqui está um guia rápido para configurar seu planner de forma eficiente, mantendo-o simples e fácil do jeito que eu faço todo ano!

Mas é agenda ou planner?

A palavra chegou mais recentemente ao Brasil. Na nossa infância era só agenda mesmo rsrsrs

A agenda em resumo possui uma estruturação simples. Apenas com a data e horários, ou a data e o resto em branco. A agenda tradicional é aquela que sempre tem em consultórios médicos para agendar consultas!

O planner veio com uma ideia mais abrangente. Ele tem vários tipos de páginas, divisões, espaços dedicados para cada aspecto da vida e etc… Ele tende a ser mais completo.

Temos uma seleção completa de planners para você conferir:

Não é primordial um planner cheio de coisa, uma agenda pode muito bem suprir tudo o que você precisa. O importante é muito mais começar logo e ver o que mais se adequa conforme você irá utilizar.

Temos também modelos mais simples que você pode, além de usar nos tablets, você pode imprimir ou usar em PDF preenchível. Confira:

Ferramentas

Reúna suas Ferramentas e Suprimentos que você precisa.

Além do seu planner e de quaisquer páginas imprimíveis que você esteja adicionando a ele, ou digital, marque tudo o que você vai precisar de algo para escrever.

O Básico:

Planner físico: O planner ou agenda, Notas adesivas, Caneta (2 ou 3 cores) ou lápis e borracha (ou lapiseira).

Planner digital: um tablet, um app de anotações (veja aqui nossas sugestões) e uma caneta stylus (dessas que já acompanham os tablets).

Se você gosta de papel e imprimíveis, talvez você precise de: Perfurador de papel (para páginas impressas); Notas adesivos (ótimos para eventos repetitivos ou para destacar!); Marcadores de texto (para codificação por cores); Folhas A4, fichário ou capa com argolas.

Pode ser que outros acessórios apareçam, mas estes são os básicos para começar. Quando você começar a planejar mais, verá do que mais precisa ou se não precisa de algo.

Dica para diminuir a resistência inicial – O que eu faria para começar:

1. Um planner simples sem muitas folhas para não me sentir muito perdida, independente de ser digital ou em papel.
2. 2 cores de caneta, para diferenciar prioridades.
3. Lápis e borracha, para fazer e preencher checklists, corrigir algo… e etc.

Crie seu Sistema

Decida o que você quer acompanhar primeiro. Sua prioridade!

Ou, talvez não seja a prioridade mas é aquilo que você tem tido maior dificuldade em se organizar e queira acompanhar melhor.

Escreva tudo em um papel, veja o que é mais importante primeiro.

Lembre-se: escrever tudo isso ajudará você a organizar melhor seu planner e criar um sistema que funcione para você. Além de, diminuir a chance de esquecimento.

Por exemplo, você está na faculdade e precisa organizar suas matérias ou aulas. Pegue todas essas informações e comece por: matérias mais difíceis ou de carga horária mais pesada, depois atividades extras que precisarão ser feitas e etc…

Normalmente, a depender dos meus planos e metas para o ano, eu começo distribuindo tudo o que eu já tenho em mente pelo planner e pelos meses do que quero. Depois, agrupo por categoria. As categorias acabam se tornando meus divisores.

Categorias de vida para começar

Aqui, trouxe alguns exemplos do que eu acompanho e já deixo escrito nos planners desde o início para você se inspirar. Comece por um ou alguns apenas.

Calendário/agenda:

Compromissos, eventos, aniversários, agenda do cônjuge, agenda dos filhos, horários escolares, horários de trabalho, férias…

Finanças:

Gastos, contas, pedidos online, rastreadores de dívidas/poupanças, renda, orçamentos, listas de compras, listas de desejos, financiamentos, dívidas e etc.

Casa/Família:

Listas de limpeza, aniversários, informações das crianças, planejamento de feriados, projetos domésticos…

Metas:

Listas de desejos, ações, projetos, cronograma, novos desafios…

Saúde/Fitness:

Rastreador de exercícios, planejador de refeições, listas de compras de supermercado, rastreador de peso/medidas, registro alimentar, rastreador de humor, rastreador de dores/sintomas, rastreador de período/fertilidade, rastreador de medicamentos…

Pessoal:

Listas de maquiagem, ideias, rotinas matinais/noturnas, hábitos, gratidão, afirmações, listas de desejos, livros lidos, programas de TV, filmes, atividades em família, cinema, hobbies…

Trabalho/Negócios:

ideias/listas de brainstorming, rastreador de receitas/despesas comerciais, estatísticas/análises, registro de quilometragem, senhas, equipe, feedbacks, conquistas alcançadas, reuniões decisivas…

Priorizar sempre

Agora, você está aprendendo a como usar um planner, mas… onde essas seções ou categorias da minha vida vão?

Quanto mais importante ou mais usado, mais para o início do seu planner.

Minha primeira página, por exemplo, costuma ser uma visão geral das minhas metas para o ano para eu me incentivar, tanto metas profissionais como pessoais! Assim, vou acompanhando o meu progresso e lembrando do porque estou fazendo tudo o que faço, o meu objetivo principal.

Gosto de vê-la o tempo todo como um lembrete do que estou trabalhando.

Sigo com as seções de calendário/agenda, depois listas, depois finanças e notas.

Isso será diferente para cada pessoa. Configure-o da maneira que você sabe que funcionará para você.

Mais de um lugar

Outra opção é se você vai usar vários planners/cadernos. Um para cada coisa. Muita gente gosta desse tipo de uso.

Um caderno ou planner para o trabalho. Um para notas. Um para vida pessoal. E assim vai. É uma excelente ideia também. Pois assim, você pode começar e aos poucos, conforme o tempo passa, permanecer só com aquilo que realmente importa.

Por experiência própria

Pessoalmente, eu já usei de tudo!

Quando eu estava na faculdade e depois estudando para concursos e pós, eu usava tudo mais “separado”. E vivia para lá e para cá com uma mochila pesadíssima!!

Só depois, já trabalhando, eu comprei um tablet e passei a deixar tudo de forma digital em 1 local apenas.

Isso porque durante 6 anos eu trabalhei viajando muito! E, por mais que eu goste muito de papel, hoje, sem dúvida, depois de usar tablets, eu prefiro a praticidade de ter tudo sincronizado em um dispositivo só (minhas costas e braços agradecem rsrsrs) e de usar a pesquisa para encontrar onde eu escrevi uma informação que preciso.

Diminua o atrito

Eu gosto sempre de lembrar que para tudo que é novo, existe um atrito que nos gera resistência a mudanças. Inclusive esse atrito inicial é uma das razões pelas quais procrastinamos tanto!

Temos que tentar diminuir ao máximo esse atrito inicial. E para isso, é melhor começar com pouco, com menos, e ir seguindo o fluxo.

Assim no processo de aprender a como usar um planner, comece por algo mais simples! Nem que seja apenas algumas folhas com espaços para preencher!

Afinal, qual é a pior coisa que pode te acontecer se você começar a se organizar e tentar usar planner?

E, você pode começar de um jeito, testar, e depois trocar. Não tem problema. Tudo depende da fase da sua vida.